REGULAMIN

< 1| 2| 3| >
II. ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG
1. PORZĄDKOWANIE, TWORZENIE ORAZ OPIEKA NAD ARCHIWAMI ZAKŁADOWYMI – organizacja pomieszczenia przeznaczonego na archiwum zakładowe – składnicę akt (przystosowanie istniejącego lub urządzenie nowego zgodnie z istniejącymi wymogami) – udzielanie instrukcji informacji oraz wskazówek mających na celu zapewnienie właściwego funkcjonowania archiwum po jego uporządkowaniu uwzględniając obowiązek właściwego gromadzenia, klasyfikowania, przechowywania, ewidencjonowania i odpowiedniego zabezpieczenia powstałej i powstającej w wyniku działalności dokumentacji aktowej – porządkowanie dokumentacji wytwarzanej przez jednostkę organizacyjną poprzez jej klasyfikację i kwalifikację za względu na okresy przechowania zgodnie z obowiązującym wykazem akt – opracowanie i zewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, a po upływie określonego okresu przechowania przekazanie materiałów do archiwum – brakowanie dokumentacji nie archiwalnej po dokonaniu oceny przydatności do celów praktycznych, po uzgodnieniu i na podstawie zezwolenia wydanego przez właściwe terytorialne archiwum państwowe 2. PRZECHOWYWANIE AKT LIKWIDOWANYCH, UPADŁYCH PODMIOTÓW ORAZ PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ – przechowywanie akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami po uzgodnieniu strony formalno – prawnej na podstawie umowy i na warunkach w niej określonych przez obie strony – obsługa powierzonych zasobów dokumentacji przez ich należyte zabezpieczenie, zewidencjonowanie, brakowanie w uzgodnieniu z archiwum państwowym, udostępnienie osobom uprawnionym do nadzoru i kontroli oraz wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów i zaświadczeń.
III. ZASADY PRZYJMOWANIA DOKUMENTACJI NA PRZECHOWANIE, JEJ EWIDENCJONOWANIE I PRZECHOWYWANIE
1. Podstawą przyjęcia dokumentacji na przechowanie jest umowa cywilno prawna podpisana przez strony, w oparciu o spisy zdawczo-odbiorcze. 2. Spisy zdawczo odbiorcze sporządzone są w sposób jednoznacznie identyfikujący rodzaje przekazywanej dokumentacji (osobne dla akt osobowych, osobne dla list płac) oraz w sposób umożliwiający natychmiastowe odszukanie potrzebnych dokumentów. 3. O przyjęciu dokumentacji Zakład powiadamia Archiwum Państwowe we Wrocławiu oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto zamieszcza informację w internetowej bazie „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”
IV. OGÓLNE ZASADY ZABEZPIECZENIA DOKUMENTACJI PRZED OSOBAMI NIEUPRAWNIONYMI
1. Archiwum posiada wysokiej jakości zabezpieczenia techniczne, gwarantujące pełne bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów 2. Przy czynnościach polegających na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeni dokumentacji osobowej i płacowej zatrudniamy wyłącznie osoby posiadające odpowiednie specjalistyczne wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe ( zgodne z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. Dz.U. nr 68 poz. 596 w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców). 3. Wszyscy pracownicy archiwum posiadają zaświadczenia o odbytych szkoleniach w zakresie ochrony danych. 4. Dokumentacja jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. 5. Budynki będące siedzibą są własnością spółki , zostały przystosowane do działalności archiwalnej, spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpiecznego przechowywania dokumentów i są wyposażone między innymi w; – instalację alarmową – instalację p-poż – sieć komputerową – instalację ogrzewania – monitoring zakładu 6. Budynki i pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi nałożone Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.
V. MIEJSCE ŚWIADCZENIA USŁUG ORAZ TERMINY ICH WYKONANIA
1. Miejscem świadczenia usług w zakresie przyjmowania interesantów, przechowalnictwa dokumentacji jest siedziba spółki w Bystrzycy Kłodzkiej przy ulicy Mickiewicza 15, 2. Udzielanie informacji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów, kopii odbywa w siedzibie Zakładu - biurze dla interesantów 3. Przyjmowanie interesantów odbywa się codziennie w dni robocze w siedzibie Spółki 4. Dokumenty są udostępniane zarówno osobom fizycznym działającym we własnym imieniu jak i będącym upoważnionymi przedstawicielami podmiotów zainteresowanych. 5. Przechowywana dokumentacja jest również wypożyczana na zewnątrz osobom i podmiotom uprawnionym np.: dla potrzeb sądu.
< 1| 2| 3| >

Copyright © 2006 ZUASA - Wszelkie prawa zastrzezone. projekt Kombinet